Die besten Tools für Personaler - Digitale Lösungen für das Personalwesen



Die Digitalisierung ist in vollem Gange und macht auch vor dem Personalwesen keinen Halt. - ganz im Gegenteil!

Human Resources ist bereits so stark digitalisiert, dass die meisten digitalen Prozesse für uns selbstverständlich sind.


In diesem Artikel werde ich dir praktische und hilfreiche digitale Tools für verschiedene Bereiche der Personalabteilung vorstellen.


Legen wir los!



Inhaltsverzeichnis


Warum das Personalwesen digitalisieren?

All-in-One Komplettlösungen

Bewerbermanagement mit künstlicher Intelligenz

Tools fürs Home Office und Remote Worker

Desk Sharing

Digitale Firmenkreditkarten

Mitarbeiter Apps

Spesen- und Reisekostenabrechnungen digitalisieren

Umfrage Tools

Fazit: Große Chancen, kaum Risiko

Digitale Tools für jeden Usecase



Warum das Personalwesen digitalisieren?


Die Digitalisierung hat das Personalwesen in den letzten Jahren sehr stark verändert. Bewerbungen werden heutzutage per Mail verschickt und nicht mehr in einer Bewerbermappe per Post und Personalakten werden nicht mehr in Ordnern geführt, sondern in dafür vorgesehenen Programmen.


Digitale Daten sind schneller, zuverlässiger und besser nachzuvollziehen.

Digital gespeicherte Informationen und Dokumente gehen quasi nie verloren oder werden beschädigt - insbesondere, wenn es sich um eine cloudbasierte Anwendung handelt (Erklärung folgt).


Dazu ermöglicht die digitale Transformation die Automatisierung von Prozessen, z.B. kann eine Bewerberakte direkt zu einer Mitarbeiterakte werden und verringert so den Aufwand für diese Prozesse.


Durch automatisierte Prozesse sparst du Ressourcen wie Zeit und Personalkosten.

Dazu kann die Arbeit für deine Mitarbeiter so als angenehmer empfunden werden und ihre Zufriedenheit erhöhen.

Daher spielt auch die Digitalisierung eine wichtige Rolle im Happiness Management bzw. Feel Good Management.


Digitale Tools können eine enorme Entlastung für deine Mitarbeiter sein

Kommen wir nun zu den Tools mit ihrem jeweiligen Usecase.



All-in-One Komplettlösungen


Die Digitalisierung der Human Resources Abteilung ermöglicht deinem Unternehmen einen enormen Wettbewerbsvorteil.


All-in-One Tools können Zeit sparen, die Fehlerquote reduzieren und viele Prozesse automatisieren.

Nun stelle ich dir Tools vor, die umfangreiche Funktionen aus verschiedenen Bereichen des Personalwesens kombinieren. Dazu zählen die Verwaltung von Dokumenten, Buchhaltung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Bewerbermanagement und vieles mehr.


Du solltest darauf achten, dass die von dir gewählte Software über für dich wichtige Schnittstellen wie beispielsweise DATEV oder Dakota verfügt.


Besonders praktisch ist der Employee Self Service, den die meisten Tools haben. Dieser ermöglicht deinen Mitarbeiter z.B. das eigenständige Hochladen von Attesten, das Stellen von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen oder das Nachschauen der verbleibenden Urlaubstage.


Kommen wir nun zu den einzelnen Anbietern.


staff board



staffboard ist ein deutscher Anbieter einer All-in-One Software für Startups, kleine und mittlere Unternehmen und Non-Profit Organisationen.


Die Anwendung ist cloudbasiert, d.h. sie kann von jedem PC ohne Installation über den Browser aufgerufen werden. Der Anbieter beschreibt die Software als benutzerfreundlich und flexibel.


Du kannst die Anwendung 30 Tage lang kostenlos testen.


Funktionen:


  • Digitale Personalakte

- Employee Self Service

- Mitarbeiterübersicht

- Organigramm

- Reports

- Dokumentenablage

  • Feedback & Performance

- Notizen von Mitarbeitergesprächen mit Sternebewertung & Freitext

- Zielvereinbarungen

- Fortschritt einsehen

  • Zeiterfassung

- Monatliche Übersicht

- Projektbezogene Zeiterfassung

- Überstunden erfassen

  • Abwesenheitsmanagement

- Kalenderansicht

- Abwesenheitsanträge

- Reports

  • Bewerbermanagement

- Bewerbungsformular auf Ihrer Webseite

- Bewerberaktie und -Liste

- individuelle Bewerbungsprozesse

  • Learning & Weiterbildung

- Eventplanung und - erstellung

  • Preise: individuell auf Anfrage


Personio



Auch Personio ist eine cloudbasierte Komplettlösung für deine HR Abteilung. Der Anbieter kann bereits einige namhafte Kunden wie Statista, Verivox, oder HolidayCheck vorweisen.


Vorab kannst du die Anwendung 14 Tage lang kostenlos testen.


Funktionen:

  • Rekrutierung

- Stellenausschreibung

- Bewerbermanagement

  • Verwalten

- Digitale Personalakte

- On-/ Offboarding

- Arbeitszeiterfassung

- Abwesenheitsmanagement

- Dokumentenverwaltung

  • Bezahlen

- vorbereitende Entgeltabrechnung

- DATEV Lohnabrechnung

  • Entwickeln

- Feedback

- Performance

  • Personaldaten

- Rollen und Rechte

- Employee Self Service

- Berichte und Analytics

  • Workflows

- Genehmigungsprozesse

- Aufgaben & Erinnerungen

- Elektronische Signatur

  • Integrationen

- Slack

- DATEV

- Peakon

- Google Calender

- Facebook

- Indeed

- LinkendIn

und viele mehr!

  • Preise: ab €94,05 monatlich


rexx systems



rexx systems bietet nach eigener Aussage das Human Resources Gesamtpaket, um einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen und zu erhalten.


Auch dieser Anbieter arbeitet mit einigen bekannten Unternehmen wie Alnatura, Merck, ProSiebenSat.1 und New Yorker zusammen.


Du kannst eine Anfrage für eine kostenlose Testphase schicken.


Funktionen:

  • Recruiting

- Jobportal

- Empfehlungsmanagement

- Online Assessment

  • Talent Management

- Mitarbeitergespräche

- Zielvereinbarungen

- Feedback

- Onboarding

- Seminarmangagement

- E-Learning

- Skillmanagement

  • Human Resources

- Personalmanagement

- Digitale Personalakte

- Stellenplan

- Zeitwirtschaft

- Compensation & Benefits

- Ausbildungsmanagement

- Self Service



kenjo



Der Anbieter Kenjo möchte die Digitalisierung und Automatisieren deines HR-Managements mithilfe einer einfachen Software unterstützen.


Auch kenjo arbeitet mit der Cloud und funktioniert daher auch für ausländische Standorte. Dazu nimmt der Anbieter den Datenschutz sehr ernst und ist daher EU-DSGVO konform.


Auch diesen Anbieter kannst du vorab kostenlos testen für 14 Tage.


Funktionen:

  • Einfache Verwaltung

- Abwesenheitsmanagement

- Digitale HR

- Zeiterfassung

- Workflows

- Berichte und Analytics

- Lohnabrechnung

- Recruiting

- Digitale Unterschrift

- Schichtplanung

  • Engagierte Mitarbeiter

- Performance Management

- Ziele und OKR

- Mitarbeiterzufriedenheit

- Onboarding

- Organigramm

  • Preise:

- Professional: 4,50€ pro Mitarbeiter / pro Monat

- Premium: 5,40€ pro Mitarbeiter / pro Monat



adata



Bei adata erhältst du eine All-in-One Personalwesen-Plattform für den Mittelstand. Der Anbieter beschreibt seine Software als integrierbar, zertifiziert und benutzerfreundlich.


Zu den folgenden Funktionen kannst du zusätzlich deine Lohnabrechnung outsourcen.


Funktionen:

  • Personalmanagement

- Stellenverwaltung

- Bewerberverwaltung mit Portal

- Terminverwaltung

- Seminarverwaltung

- Stellenverwaltung

- Bewerberverwaltung mit Portal

- Terminverwaltung

- Seminarverwaltung

- Untersuchungsplaner

- Qualifikationen der Mitarbeiter auf einen Blick

  • Zeiterfassung:

- Arbeitszeiterfassung

- Individuelle Arbeitszeitmodelle

- Zeitkontenführung

- Schichterkennung

- Ampelwarnsystem für Überstunden

- Urlaubsverwaltung​

- An- und Abwesenheitsübersicht​

  • Lohnabrechnung

- Personalabrechnung

  • Rechnungswesen

- Finanzbuchhaltung

- Anlagenbuchhaltung

  • Preise: individuell auf Anfrage



Bewerbermanagement mit künstlicher Intelligenz


Der Tech Gigant Google erhält im Jahr ca. 2 Millionen Bewerbungen. Diese Bewerbungen zu prüfen ist ein enormer und kostspieliger Aufwand, doch auch hier für gibt es ein praktisches Tool: eine Bewerbervorauswahl von künstlicher Intelligenz!


Mit einer solchen Bewerbermanagement Software kannst du gewisse Anforderungen z.B. Studienabschlüsse, Sprachkenntnisse oder Gehaltsvorstellungen festlegen. Alle Bewerber, die deinen Kriterien nicht entsprechen, werden sofort aussortiert.


Das spart Zeit und Personal, birgt natürlich aber auch die Gefahr, Mitarbeiter mit Potential abzulehnen, weil eine Software nicht über ihren Code hinaus denken kann.


Zwei Anbieter stelle ich dir jetzt vor:


SAP SuccessFactors Recruiting





SuccesFactors Recruiting ist eine End-to-end Recruiting Software, die neben grundlegenden Funktionen wie dem Posten von Stellenanzeigen oder Kontaktaufnahme mit Bewerbern auch eine Filterfunktionen für Bewerbungen zur Verfügung stellt.


Oracle Taleo



Oracle Taleo bezeichnet sich selbst als Talentakquise Suite für Sourcing, Recruiting und Onboarding. Die Software ermöglicht KI gestützte Analysen.



Tools fürs Home Office und Remote Worker


Der Digitalisierung sei Dank gibt es einige, sehr praktische Anwendungen, die den beruflichen Alltag im Home Office optimieren und die Teamarbeit auch auf Distanz super funktionieren lassen.


Virtuelles Büro (z.B. Teamflow)



Ein virtuelles Büro ist ideal um anzuzeigen, wer gerade “auf der Arbeit” ist. Deine Mitarbeiter loggen sich ein und nehmen virtuell an einem Schreibtisch Platz. So kannst du und auch die Kollegen untereinander sehen, wer am arbeiten ist und dadurch auch vermutlich erreichbar.


Zusätzlich können deine Mitarbeiter auch miteinander kommunizieren. Bei Teamflow gibt es eine Chatfunktion und ihr könnt euch unterhalten, wenn ihr in der Nähe voneinander seid - mit oder ohne Video.


Hier bekommst du noch mehr Infos und Anbieter zum Virtual Workspace.



Arbeitszeit Tracker (z.B. Toggl)



Super simpel und so genial: ein einfacher Arbeitszeit Tracker ermöglicht deinen Angestellten das Festhalten ihrer Arbeitszeit mit einer Start/Stop Funktion. Mit einem Klick beginnt die Messung und mit einem weiteren Klick endet sie wieder.


So erhältst du eine Übersicht über die Arbeitszeiten deiner Belegschaft und erfüllst gleichzeitig die Pflicht, die Überstunden deiner Mitarbeiter festzuhalten.


Hier findest du einen detaillierten Blogartikel über Tools zur Arbeitszeiterfassung.



Projektmanagement Tools (z.B. Trello)



Für Projekte, an denen mehrere deiner Mitarbeiter arbeiten, ist ein übersichtliches Tool eine produktive Lösung. Bei Trello kannst du eine Karte pro Projekt und verschiedene Bearbeitungsschritte erstellen. Immer, wenn ein Schritt erledigt wurde, kann dein Mitarbeiter die Karte dem nächsten Schritt zuweisen.


So kannst du und auch alle anderen Beteiligten stets einsehen, wo das Projekt gerade steht und wer aktuell daran arbeitet.



Hintergründe für Meetings und Bewerbungsgespräche


Zoom, Microsoft Teams, Skype Business, Google Meet - all diese Anbieter für Online Meetings, Konferenzen und mehr sind dir sicherlich bekannt. Doch nicht jede dieser Anwendungen ermöglicht das Bestimmen und Auswählen eines Hintergrundes.


Gerade im Home Office kann dies aber enorm wichtig sein, um die deine Privatsphäre und die deiner Mitarbeiter zu schützen und auch, um bei Gesprächen mit Externen - beispielsweise Kunden, Bewerbern, Geschäftspartnern - einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.


Hierbei hilft Software, die dir bei allen Videochat Programmen das Einstellen eines gewünschten Backgrounds ermöglicht. Einer dieser Anbieter ist z.B. ManyCam.




Geräuschunterdrückung


Virtuelle Hintergründe können unerwünschte optische Störungen vermeiden und eine Software zur Geräuschunterdrückung kann störende Hintergrundgeräusche ausblenden.

Kinder im Home Schooling , bellende Hunde oder klingelnde Paketboten können so Meetings nicht die Ruhe nehmen.


So kannst du auch hier wieder eine digitale Ergänzung anwenden, um für mehr Seriosität und Professionalität zu sorgen, mit z.B. krisp.





Digitale Signatur (z.B. Skribble)



Deine Mitarbeiter können einiges an Zeit sparen, wenn sie nicht ständig Unterschriften von Vorgesetzten oder Kollegen im Original einholen müssen. Für Briefe, Verträge oder Genehmigungen können auch digitale Unterschriften genutzt und somit das Ausdrucken und der Postweg gespart werden.


Für mehr Infos und Anbieter über die elektronische und digitale Signatur empfehle ich dir diesen Artikel.


Digitale Tools für jeden Usecase findest du übrigens auf dem genialen Blog Digital Affin!


Bildschirmaufzeichnung (z.B. loom)



All diese Tools bedienen zu können, muss erstmal gelernt sein. Remote kann das schon mal gar nicht so leicht sein. Hier hilft Software zur Bildschirmaufzeichnung.


So kannst du deinem Team visuell zeigen und dazu per Mikrofon erklären, was du ihnen mitteilen möchtest.


So funktioniert's: Du nimmst das Video auf - nach Belieben mit Ton - und erhältst einen Link. Diesen kannst du dann an deine Mitarbeiter schicken und schön können sie deine Anweisungen sehen. Das war's!



Desk Sharing


Arbeiten deine Mitarbeiter zeitweise im Office und zeitweise mobil und nutzen daher die Arbeitsplätze im Büro abwechselnd, ist eine Anwendung für dieses Desk Sharing äußerst hilfreich.


So können du und dein Team organisieren, wer wann im Office ist und wie viele Plätze zur welcher Zeit frei sind.


Hier möchte ich dir wieder zwei Anbieter vorstellen.


desk.ly



Mit desk.ly kannst du das Desk Sharing in deinem Unternehmen für alle übersichtlich gestalten. Dabei kann die Anwendung mehr als nur das einfache Reservieren eines Arbeitsplatzes.


Funktionen:

  • cloudbasiert

  • Raumpläne

  • Check In

  • eigene App

  • Arbeitsplatzeigenschaften

  • Lieblingsplätze markieren

  • White Label

  • Live Chat

  • Anonyme Buchung

  • Integrationen (z.B. Microsoft 365, Outlook)

  • Preis:

- Free: bis 10 Benutzer

- Corona Support: aktuell kostenlos, später 0,20€ pro Nutzer

- Enterprise: 0,50€ pro Nutzer


Flexoplus



Flexopus ist ein modernes Buchungssystem für flexible Arbeitsplätze und Besprechungsräume, aber auch für Parkplätze. Dabei kannst du dich und deine Mitarbeit in 3 verschiedene Rollen aufteilen: Benutzer, Manager und Administrator, die jeweils verschiedene Rechte in der Software haben.


Funktionen:

  • Nutzung für Mobile, Tablet und PC

  • cloudbasiert

  • DS-GVO konform

  • Integrationen (z.B. Google Workspace, Microsoft Office 365)

  • White Label

  • In Deutschland gehostet

  • Preis: individuell auf Anfrage



Digitale Firmenkarten


Mit dieser FinTech Innovation kannst du im Handumdrehen virtuelle Kreditkarten erstellen und deinen Mitarbeitern aushändigen. Dabei handelt sich eben nicht um physische Karten aus Plastik, sondern um rein digitale, die per App erstellt werden.


Die Vorteile sind:

  • eine sofortige Verfügbarkeit

  • individuelle Limits und Regeln für jeden Mitarbeiter, jedes Team oder jede Abteilung

  • sofortige Änderungen an Budgets möglich

  • Überprüfung und Freigabe in Echtzeit

  • kein Risiko von Beschädigung, Verlust oder Diebstahl

  • Automatisierung durch Integrationen mit den gängigen Buchhaltungssystem

  • sehr preiswert oder kostenlos

Die Angebote an digitalen Firmenkarten sind untereinander ziemlich ähnlich. Anbieter sind z.B. pliant und SPENDESK, die beide kostenlose Starter Pakete anbieten oder moss und PENTA, deren Fokus eher auf einer All-in-One Komplettlösung liegt.



Mitarbeiter Apps


Eine Mitarbeiter App ist eine geniale Ergänzung der Kommunikationsmöglichkeiten in deinem Unternehmen. Sie ermöglicht einen flexiblen, schnellen und einfachen Austausch und Verteilung von Informationen.


Dadurch können diese Tools zur Steigerung der Produktivität beitragen und den Zeitaufwand für das Verteilen und auch für das Suchen von Neuigkeiten und Informationen verringern.


Dazu bekommt dein Unternehmen durch eine eigene App eine besondere, innovative Außenwirkung - für Kunden und für potentielle neue Mitarbeiter - erlangt.


Staffbase



Bei Staffbase kannst du deine eigene, gebrandete Mitarbeiter App erstellen und für deine interne Kommunikation nutzen. Dabei wirbt der Anbieter neben den umfangreichen Funktionen mit der besten Erfolgsquote in den App Stores.


Funktionen:

  • Newsfeed

  • Chatfunktionen

  • verschiedene Kanäle

  • verschiedene Rollen und Rechte

  • Push-Benachrichtigungen

  • Umfragen und Feedback

  • Integrationen (z.B. Slack oder Microsoft)

  • datenschutzkonform

  • Preis: individuell auf Anfrage


Flip



Flip ist die Mitarbeiter App für deine operative Belegschaft. Auch hier kannst du die App mit eigenem Firmenlogo versehen.

Die Software wird bereits von bekannten Unternehmen wie Edeka, Porsche und Rossmann verwendet.


Auf der Website von Flip gibt es sogar einen Einsparungsrechner, der dir eine Schätzung errechnet, wie viel du durch die schnellere Kommunikation einsparen kannst.


Funktionen:

  • Newsfeed

  • Chatfunktionen

  • Aufgabenverteilung

  • Mitarbeiterverzeichnis

  • Integrationen

  • datenschutzkonform

  • Preis: individuell auf Anfrage

Mehr Infos & Anbieter von Mitarbeiter Apps findest du in diesem Artikel.



Spesen- und Reisekostenabrechnungen digitalisieren


Durch diese Digitalisierung sparen deine Mitarbeiter Zeit für das Zettelchaos einer analogen Spesen- und Reisekostenabrechnung und können diese Zeit mit anderen Aufgaben verbringen.


Diese Tools können sich also wieder positiv auf die Produktivität deines Unternehmens auswirken, indem Prozesse automatisiert werden.


Pleo



Mit Pleo kannst du deinen Mitarbeitern eine Firmenkreditkarte aushändigen, mit der sie Zahlungen durchführen können. Hier kannst du natürlich verschiedene Limits für die einzelnen Mitarbeiter einstellen.


Nach der Bezahlung können deine Angestellten in der App ein Foto vom Beleg machen und so die Ausgabe nachweisen. Dein Buchhaltungsteam kann die Ausgaben dann überprüfen und freigeben.


Funktionen:

  • physische und virtuelle Firmenkarten

  • Pauschalen & Rückerstattungen

  • Integration mit DATEV, Lexware

  • Daten- & Analyse-Dashboard

  • Überlick der Ausgaben in Echtzeit

  • Preise:

- Free: kostenlos für bis zu 5 Nutzer im Monat

- Pro: 10€ pro Monat und Nutzer

- Premium: auf Anfrage


Circula



Circula ist eine App für Mitarbeiterauslagen mit Beleg-Scanner. Die App wird in 5 Schritten genutzt:

1. Einrichtung → 2. Erfassung → 3. Freigabe → 4. Prüfung durch Buchhaltung → 5. Export


Die Ausgaben werden also schnell und intuitiv per App digitalisiert und können transparent eingesehen und flexibel freigegeben werden.


Funktionen: