Herausforderung Home Office -Tipps & Tools für mehr Produktivität





Das Home Office ist so präsent wie noch nie: spätestens seit dem Jahr 2020 haben Jobs Einzug in die privaten vier Wände genommen.

Das Home Office bietet für Arbeitnehmer und Arbeitgeber enorme Chancen. Es gibt aber auch ein paar Herausforderungen, die bedacht werden sollten.


In diesem Beitrag erfährst du:

  • welche Voraussetzungen für das Home Office gegeben sein müssen

  • welche Vorteile es bietet

  • welche Risiken es mit sich bringt und wie du diese vermeiden kannst


Legen wir los!


Inhaltsverzeichnis


Home Office, Telearbeit, Remote Work - Was ist was?

Voraussetzungen für das Home Office

Vorteile des Home Office

Welche Herausforderungen bringt das Home Office?

Produktiv im Home Office: 4 Praxistipps

Sollten meine Mitarbeiter (weiter) im Home Office arbeiten?

Fazit: Große Chancen und vermeidbare Risiken



Home Office, Telearbeit, Remote Work - Was ist was?


Schaffen wir bei den ganzen Begriffen, die unter anderem durch die digitale Transformation geschafft wurden, zuerst etwas Klarheit.


Als Home Office wird grundlegend das Arbeiten von Festangestellten in den eigenen vier Wänden bezeichnet. Zu betonen ist, dass es sich hierbei um den Wohnort des Arbeitnehmers handelt. Ein Mitarbeiter kann ganz oder auch zeitweise im Home Office arbeiten.


Bei der Telearbeit ist ein fest eingerichteter Arbeitsplatz für den Mitarbeiter in dessen Privaträumen definiert. Für ihn gibt es keinen festen Arbeitsplatz mehr in einem Büro.


Darf ein Mitarbeiter arbeiten, wo er möchte, spricht man von mobilem arbeiten oder Remote Work. Es gibt Full Remote Firmen, bei denen die gesamte Belegschaft nur aus dem Home Office oder eben mobil arbeitet. Eine Liste von Remote Firmen der DACH Region findest du → hier.


Immer mehr Mitarbeiter fragen an, ob sie das Home Office auch ins Ausland verlegen können. Alle Infos zum Travel Office findest du in diesem Artikel → Travel Office & Global Remote Work - Chancen, Risiken und rechtliche Grundlagen



Diese modernen Formen des Arbeitens sind Bestandteil des New Work Konzepts und gehören zum Aufgabengebiet des Happiness Managaments bzw. des Feel Good Managements.



Voraussetzungen für das Home Office


Es gibt einige unverzichtbare Grundvoraussetzungen für das Home Office. Können diese nicht erfüllt werden, ist das Home Office keine gute Alternative.


Der Job muss es möglich machen


Der Job an sich muss natürlich im Home Office ausführbar sein. Das sind Tätigkeiten, die vom Laptop aus und / oder Mobiltelefon erledigt werden können und z.B. keinen persönlichen Kontakt zu Kunden oder Kollegen erfordern.


Equipment


Arbeitnehmer benötigen das richtige Equipment, um auch zuhause arbeiten zu können. Als PC bietet ein Laptop die flexibelste Lösung, da der Ab- und Aufbau eines Tower PC Zeit und Mühe kostet.


Sind telefonische Gespräche ein bedeutender Anteil vom Aufgabenbereich deines Mitarbeiters, sollte ein Diensttelefon zur Verfügung gestellt werden.


Je nach Beruf kann weitere Ausstattung erforderlich sein, z.B. ein zweiter Bildschirm, ein Headset oder ein Stativ für Videotelefonie mit dem Handy.


Internet


Eine ausreichende und stabile Internetverbindung ist ebenfalls eine Grundvoraussetzung. Bei beruflichen Tätigkeiten, die Telefonate beinhalten, muss eine Festnetzverbindung oder ein guter Empfang für Mobiltelefone vorhanden sein.


Arbeitsplatz


In der Wohnung muss dein Mitarbeiter einen Arbeitsplatz haben, an dem er ruhig und ungestört arbeiten kann. Durchgehende Störungen durch Kinder, Tiere oder den Partner verhindern eine konzentrierte Arbeitsweise und mindern so die Produktivität.

Arbeitsplatzsicherheit


Als Arbeitgeber bist du zur Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes verpflichtet. Dieses enthält Vorgaben zur Arbeitsplatzgestaltung, die sich natürlich schwierig überprüfen lassen, wenn der Arbeitsplatz in der privaten Wohnung des Arbeitnehmers liegt.


Hier ist es wichtig, zwischen Telearbeit und mobilem Arbeiten zu unterscheiden. Telearbeit ist ein fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Home Office des Arbeitnehmers. Hier gelten klare Richtlinien bezüglich der Ausgestaltung des Arbeitsbereich.


Das mobile Arbeiten dagegen ist von überall möglich: hier ist der Arbeitnehmer größtenteils selbst für seine Arbeitsplatzsicherheit verantwortlich.

Die Bezeichnung der Arbeitsstätte im Arbeitsvertrag ist hier also von großer Bedeutung.


Datenschutz


Die Sicherstellung des Datenschutzes ist ebenfalls unerlässlich. Unternehmens- und personenbezogene Daten sollten daher nur auf Firmen Laptops und Handys gespeichert werden und die Verbindung über einen VPN eingerichtet werden.


Auch nicht digitale Inhalte wie Dokumente und Formulare müssen vor Zugriff von anderen, nicht berechtigten Personen geschützt werden. Eine abschließbare Schublade oder ähnliches schützt sensible Daten vor andern Personen des Haushalts und vor Besuchern.



Checkliste

  • räumliche Möglichkeit zum Arbeitsplatz

  • Arbeitsplatzsicherheit

  • Equipment (Schreibtisch, Bürostuhl, Laptop/ PC, Diensttelefon)

  • Internetverbindung und Telefon Empfang

  • Datenschutz

  • Grundlegendes Vertrauen zum Mitarbeiter



Vorteile des Home Office


Das Home Office bringt für Arbeitnehmer und Arbeitgeber einige Chancen. Welche das sind, zeige ich nur jetzt.


Gute Vereinbarkeit von Familien und Beruf


Viele Angestellte genießen die einfache Vereinbarkeit ihres Privat- und Berufslebens. Eltern können die Kinderbetreuung übernehmen, Hundebesitzer können in den Pausen Gassi gehen und es gibt auch keine Terminprobleme mehr, wenn ein Handwerker oder der Heizungsableser kommen muss.


Wegfallen des Arbeitsweges


In den Großstädten herrscht zu Zeiten den Berufsverkehrs eigentlich immer Stau. Dieser raubt dir und deinen Mitarbeitern nicht nur Zeit und Nerven, sondern sind auch noch schwer einschätzbar.


Die Folge von Stau: Stress und schlechte Laune, bevor der Arbeitstag überhaupt begonnen hat.

Auf dem Land ist die Staugefahr deutlich geringer, dafür sind die Arbeitswege häufig länger. Und morgens um halb 8 herrscht an fast allen Autobahn Ausfahrten zu den Städten ein Verkehrschaos.


Durch das Home Office sparen deine Mitarbeiter Zeit und Geld für den Arbeitsweg und starten deutlich entspannter in den Arbeitstag.

Wohlfühlatmosphäre


Entspannter sind deine Mitarbeiter auch, wenn sie zuhause anstatt im Büro arbeiten können. Die eigenen vier Wände, bequemere Klamotten und entspannte Musik können für eine Wohlfühlatmosphäre sorgen.


Oft kommt es auch zu weniger Störungen und Ablenkungen, insbesondere, wenn sich mehrere Mitarbeiter ein Büro teilen.


Diese genannten Vorteile für Arbeitnehmer können ihre Produktivität erhöhen.

Und von einer erhöhten Produktivität profitierst du als Arbeitgeber enorm.


Zusätzlich gibt es auch einen direkten Vorteil für dich:


Kosteneinsparung durch weniger Arbeitsplätze


Arbeitet ein Teil deiner Belegschaft regelmäßig im Home Office, benötigst du nicht mehr so viele Arbeitsplätze und kannst dadurch kleinere Büros mit weniger Ausstattung beziehen.

Auch Heiz- und Stromkosten fallen geringer aus.


Langfristig kannst du bedeutsame Kosten einsparen, wenn deine Mitarbeiter - zumindest teilweise - im Home Office arbeiten.

Das Prinzip, bei dem sich Mitarbeiter die Schreibtische und Co. teilen und abwechselnd benutzen, nennt sich übrigens Desk Sharing. Zur Organisation dieses Systems gibt es spezielle Software, z.B. desk.ly.


Zu Bedenken gilt, dass die mögliche verbesserte Kostenstruktur durch das Home Office aktuell noch ein Vorteil ist, doch schon bald Standard sein kann. Das bedeutet, dass dein Unternehmen Gefahr läuft, zukünftig im Wettbewerb nicht standhalten zu können, wenn deine Konkurrenten diese Kostenvorteile nutzen und du nicht.





Welche Herausforderungen bringt das Home Office?


Neben den Chancen gibt es auch Risiken vom Home Office, die wir jetzt gemeinsam durchgehen. Im nächsten Schritt zeige ich dir, wie du diese Risiken reduzieren kannst.


Keine klare Grenze zwischen Arbeits- und Freizeit


Für Mitarbeiter, die ins Büro (oder einem anderen Arbeitsplatz) fahren, gibt es eine klare Trennung von Arbeitszeit und Freizeit. Im Home Office verschwimmt diese Grenze und die gute Vereinbarkeit von Familie und Privatleben kann in einem Always On Modus resultieren.


Im Sinne von Geben und Nehmen sollte jemand, der während der Arbeitszeit kurz zum Briefkasten geht vermutlich auch abends noch schnell eine kurze Info an einen Kollegen geben können. Doch diese ständige Erreichbarkeit kann eine enorme Belastung darstellen und ernsthafte gesundheitliche Konsequenzen mit sich bringen.


Vereinsamung und Entfremdung


Ungestörtes Arbeiten in ruhiger Umgebung ist förderlich für die Konzentration und kann einen optimalen Work Flow erzeugen. Doch bei täglicher, alleiniger Arbeit ohne oder mit wenig Kontakt zu Vorgesetzten und Kollegen, kann sich ein Gefühl von Einsamkeit einschleichen. Dies betrifft vor allem Personen, die alleine wohnen.


Auch kann durch reduzierte Kommunikation eine größere Distanz entstehen - zum eigenen Team, Kollegen aus anderen Abteilungen, seinem eigenen Chef oder zum Unternehmen im Ganzen. In Extremfällen können deine Angestellten ein richtiges Unwohlsein im Büro entwickeln.


Mangel an Teamwork


Die Zusammenarbeit im Team kann schwieriger ausfallen, wenn alle in ihrem Home Office sitzen. Wer gerade an was arbeitet oder auf welchem Stand ein Projekt ist, kann unklar sein - für dich und für deine Mitarbeiter untereinander.


Um die fehlende persönliche Kommunikation auszugleichen und gleichzeitig Klarheit zu schaffen, stelle ich dir später einige geniale digitale Tools für Teamwork auf Distanz vor.


Kontrollverlust


Einer der Hauptgründe, weshalb Arbeitgeber ihre Mitarbeiter ungern das Arbeiten zuhause lassen, ist die Angst vor einem Kontrollverlust.

Viele Geschäftsführer und Personaler befürchten einen Abfall der Leistung und Produktivität ihrer Angestellten.


Bei dieser Angst vor Kontrollverlust geht es eher um die Leistungsbereitschaft als um die Leistungsfähigkeit

Es wird vermutlich immer Arbeitnehmer geben, die im Home Office bewusst ihre Arbeitsleistung reduzieren. Doch dies kann ebenso gut im Büro passieren.


Ablenkung und Leistungsabfall


Einige Mitarbeiter haben bei sich zuhause einfach nicht die Möglichkeit, konzentriert und fokussiert zu arbeiten. Die Jahre 2020 und 2021 haben viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber vor eine große Herausforderung gestellt, schließlich wurden viele Mitarbeiter spontan ins Home Office geschickt. Dazu fiel die Kinderbetreuung zeitweise ganz oder teilweise weg.


Auch zu bedenken gilt, dass es Mitarbeiter gibt, die zuhause einfach nicht so gut arbeiten können wie im Büro.


Aber auch für viele Paare war diese Zeit sehr anstrengend. Zu zweit in einer Zwei-Zimmer-Wohnung zu leben und zu arbeiten, obwohl diese nicht auf zwei Arbeitsplätze ausgelegt ist, kann die Arbeitsleistung reduzieren.


Das dies keine langfristige Lösung ist, ist vermutlich allen Beteiligten klar. Daher sollten nur die Mitarbeiter im Home Office arbeiten, die auch die räumlichen und familiären Möglichkeiten hierzu haben.





Produktiv im Home Office: 4 Praxistipps


Die gute Nachricht: für die meisten Probleme, die das Home Office mit sich bringen kann, gibt es einfache und clevere Lösungen.

Wie du den genannten Risiken entgegenwirken kannst, zeige ich dir jetzt.


Aufgaben statt Arbeitszeit als Maßstab


Um den Kontrollverlust zu verhindern und sicherzustellen, dass das Leistungsniveau deiner Mitarbeiter erhalten bleibt, sollte der Fokus nicht mehr auf der Arbeitszeit liegen, sondern auf dem Output.


Eine Studie aus Großbritannien kam zu dem Ergebnis, dass von einem 8 stündigen Arbeitstag im Büro effektiv 3 Stunden gearbeitet wird.

Natürlich kannst du hoffen und eventuell überprüfen, ob in deinem Unternehmen der prozentuale Anteil an tatsächlicher Arbeitszeit höher ist. Doch Performance an Arbeitszeit zu messen, ist einfach nicht (mehr) zielfördernd.


Dies gilt übrigens nicht nur für das Home Office sondern auch für das klassische Arbeiten im Büro.

Vereinbarst du also mit deinen Mitarbeitern beispielsweise pro Tag einen Output, der 6 Stunden Zeit benötigt, kannst du nicht nur eine schlechtere Arbeitsleistung verhindern sondern du wirst sehr wahrscheinlich die Motivation, Kreativität und Produktivität deiner Angestellten erhöhen.


Dazu kann sich die verringerte Arbeitszeit sehr gut auf die körperliche und psychische Gesundheit auswirken und so Ausfälle reduzieren.


Mehr Leistung in weniger Zeit - eine Win-Win Situation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer!

Wenn du bei diesem Vorschlag skeptisch bist, könntest du eine Testphase von 4 Wochen einführen und sich selbst von diesem Effekt überzeugen.


Tools


Der Digitalisierung sei Dank gibt es einige, sehr praktische Anwendungen, die den beruflichen Alltag im Home Office optimieren und die Teamarbeit auch auf Distanz super funktionieren lassen.


Virtuelles Büro (z.B. Teamflow)


Ein virtuelles Büro ist ideal um anzuzeigen, wer gerade “auf der Arbeit” ist. Deine Mitarbeiter loggen sich ein und nehmen virtuell an einem Schreibtisch Platz. So kannst du und auch die Kollegen untereinander sehen, wer am arbeiten ist und dadurch auch vermutlich erreichbar.


Hier bekommst du alle Infos über virtuelle Büros in einem Artikel.


Arbeitszeit Tracker (z.B. Toggl)


Super simpel und so genial: ein einfacher Arbeitszeit Tracker ermöglicht deinen Angestellten das Festhalten ihrer Arbeitszeit mit einer Start/Stop Funktion. Mit einem Klick beginnt die Messung und mit einem weiteren Klick endet sie wieder.


So erhältst du eine Übersicht über die Arbeitszeiten deiner Belegschaft und erfüllst gleichzeitig die Pflicht, die Überstunden deiner Mitarbeiter festzuhalten.


Hier findest du einen detaillierten Blogartikel über Tools zur Arbeitszeiterfassung.


Projektmanagement Tools (z.B. Trello)


Für Projekte, an denen mehrere deiner Mitarbeiter arbeiten, ist ein übersichtliches Tool eine produktive Lösung. Bei Trello kannst du eine Karte pro Projekt und verschiedene Bearbeitungsschritte erstellen. Immer, wenn ein Schritt erledigt wurde, kann dein Mitarbeiter die Karte dem nächsten Schritt zuweisen.


Diese Methode nennt sich Kanban. Mit ihr kannst du und auch alle anderen Beteiligten stets einsehen, wo das Projekt gerade steht und wer aktuell daran arbeitet.


Digitale Signatur


Deine Mitarbeiter können einiges an Zeit sparen, wenn sie nicht ständig Unterschriften von Vorgesetzten oder Kollegen im Original einholen müssen. Für Briefe, Verträge oder Genehmigungen können auch digitale Unterschriften genutzt und somit das Ausdrucken und der Postweg gespart werden.


Für mehr Infos über die elektronische und digitale Signatur empfehle ich dir diesen Artikel.


Eine Übersicht über die besten Tools speziell für Personaler findest du in diesem Artikel

Die besten Tools für Personaler - Digitale Lösungen für das Personalwesen



Digitale Tools für jeden Usecase findest du übrigens auf dem genialen Blog Digital Affin!


Work Cycle


Der Work Cycle ist für mich die bisher beste Methode, um die Beziehung der Mitarbeiter untereinander im Home Office aufrechtzuerhalten und zu stärken.


Einmal oder mehrmals pro Woche vereinbarst du einen z.B. zweistündigen Termin für einen Video Call mit deinen Mitarbeitern. Hier wechseln sich immer 20 Minuten Arbeitsphase mit einer jeweils 10 minütigen Pause ab.

Jeder erzählt, was er in den nächsten 2h schaffen möchte und ihr startet in die die erste Arbeitsphase. In den Pausen könnt ihr dann über alles mögliche reden - beruflich oder privat.


Hier wird der produktivitätssteigernde Arbeitsrhythmus der Pomodoro Technik mit kommunikativen und bindungsschaffenden Pausen kombiniert.


Besonderheiten des Home Office klar kommunizieren


Ein simpler und doch sehr wirksamer Tipp ist, die Besonderheiten vom Arbeiten im Home Office direkt anzusprechen. Das betrifft vor allem die Kommunikation.


Persönliche Face-to-Face Gespräche werden überwiegend durch Chatten und Textnachrichten ersetzt, wodurch leicht Missverständnisse entstehen können.

Sage deinen Mitarbeitern, dass sie beim Chatten dem anderen stets eine positive Absicht unterstellen sollen.




Sollten meine Mitarbeiter (weiter) im Home Office arbeiten?


80% der Arbeitnehmer, die in den vergangenen Monaten im Home Office tätig waren, wollen nicht mehr komplett in Büro zurück.


Um zu entscheiden, ob deine Mitarbeiter (weiter) im Home Office arbeiten können sollten, solltest du die genannten Chancen und Risiken abwägen und überlegen, welche Vor- und Nachteile wohl bei deinem Team überwiegen und auch, welche Auswirkung diese Entscheidung auf deine jetzigen und zukünftigen Mitarbeiter haben kann.


Lass uns einige Auswirkgen dieser Entscheidung genauer betrachten.


Home Office für das Employer Branding


Dass so viele Menschen im Home Office arbeiten möchten, kannst du für dich als Teil deines Personalmarketings nutzen, indem du auf deiner Website und deinen Stellenanzeigen die Möglichkeit zum Home Office präsentierst.

Wenn du heute durch die Stellenanzeigen in den bekannten Portalen scrollst, findest du das Home Office nicht nur in den Benefits stark vertreten, es gibt sogar gleich auf der Startseite der Portale einen Filter hierfür.


Möglichkeiten zum Home Office kann dir also mehr und qualifiziertere Bewerber bringen.

Ohne das Zulassen von Telearbeit oder mobilem Arbeiten, kannst du Schwierigkeiten bei der Personalbeschaffung bekommen und sogar deine bestehenden Mitarbeiter verlieren.


Kündigungen und weniger Bewerbungen ohne Home Office?


Verbietest du deinen Mitarbeitern das Home Office, entsteht das Risiko, dass ihnen eine Tätigkeit mit Home Office Möglichkeiten wichtiger ist als eine Tätigkeiten in deinem Unternehmen. Mit anderen Worten:


Deine Mitarbeiter können kündigen und sich einen Arbeitgeber suchen, der ihrem Wunsch nach Home Office erfüllt.

Und auch auf deine Bewerberzahlen können unter dieser Entscheidung leiden. Nicht umsonst schreiben sehr viele Arbeitgeber das Home Office in ihren Benefits aus.


Du kannst dich also entscheiden, auf welcher Seite du stehst: Möchtest du, dass deine Mitarbeiter von einem anderen Unternehmen abgeworben werden oder möchtest du selbst für das Personal anderer Unternehmen attraktiv erscheinen?


Wenn du unsicher bist, hilft eine Testphase


Du kannst mit deinen Mitarbeitern das Home Office eine Zeit lang austesten. Das gilt für Angestellte, die bisher noch gar nicht zuhause gearbeitet haben sowie für die, die während der letzten Jahren abrupt ins Home Office mussten. Schließlich war dies für alle eine Sondersituation mit außergewöhnlichen Belastungen.


Wie so oft im New Work Prinzip ist die Lösung eine Testphase.

Eventuell hilft dir der Denkansatz, dass es Full-Remote Firmen gibt, deren gesamtes Team remote und im Home Office arbeitet. Sogar Onboarding und Einarbeitung finden hier online statt - und es funktioniert!



Fazit: Große Chancen und vermeidbare Risiken


  • Durch das Home Office können deine Mitarbeiter motivierter und produktiver arbeiten.

  • Du kannst Kosten einsparen, da du weniger Arbeitsplätze im Büro benötigst.

  • Dies kann in Zukunft notwendig sein, um konkurrenzfähig zu bleiben.

  • Das Home Office ist begehrt und d kannst dich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren.

  • Die Risiken kannst du größtenteils mit Tricks und Tools vermeiden.

  • Bei einem starken Leistungsabfall kann es sich um ein generelles Problem mit der Produktivität handeln.

  • Eine Testphase hilft bei Unsicherheit.

  • Es gibt Grundvoraussetzungen, die gegeben sein müssen.

  • Der Arbeitsort deiner Mitarbeiter im Arbeitsvertrag sollte mit Bedacht betitelt werden.

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